Wie Einzelhändler die Komplexität in der Filiale bewältigen

Experten sagen voraus, dass sich der stationäre Einzelhandel nach der Pandemie wieder erholen wird. Allerdings ist eine Voraussetzung für die Wiederbelebung, dass die Einzelhändler es schaffen, den E-Commerce-Boom zu kanalisieren und die Kunden zurück in ihre stationären Filialen lenken. Einzelhändler, die E-Commerce und lokale Standorte miteinander verbinden können, werden dabei die Gewinner sein.

Wie bereits vor der Pandemie wird die Attraktivität des stationären Einzelhandels davon abhängen, wie attraktiv das Einkaufserlebnis für die Kunden ist. Dazu tragen Promotionen, Aktionen und eine vom Ladenlayout her optimal gestaltete Filiale bei. Die Ziele für den Neustart nach der Pandemie sind gesteckt, doch wie lassen sich diese Aufgaben effektiv in die Praxis umsetzen? Und wie können es Einzelhändler realisieren, mit der Geschwindigkeit des E-Commerce Schritt zu halten?

Fokus auf Aufgabenumsetzung

Bis heute besteht bei vielen Unternehmen im Einzelhandel eine große Herausforderung darin, dass in der Zentrale die Übersicht fehlt, ob und in welcher Qualität Aufgaben in der Filiale umgesetzt wurden. Um mehr Effizienz in den Prozessen zu erzeugen, lautet eine zentrale Fragestellung daher: Wie kann die Zentrale für eine bessere Erledigung von Tätigkeiten in den Filialen sorgen?

Die Lösung besteht in einem digitalen Aufgabenmanagement Tool, das nachweislich für höhere Umsetzungsquoten sorgt. Mit dem Real-Time Task Manager ist sichergestellt, dass die Zentrale ein Feedback über die Aufgabenumsetzung von der Filiale erhält. Sie hat damit jederzeit den Überblick über die Umsetzungsquoten. Das Feedback erfolgt innerhalb der Reflexis My Work Oberfläche, einer singulären Plattform, über die alle To-Dos und die Personaleinsatzplanung gesteuert werden. Für den einfachen Austausch von Informationen ist es möglich, Fotofeedback zu geben. Das macht es dem Marktleiter leicht zu dokumentieren, wie beispielsweise Aufbauten umgesetzt wurden.

Komplexität meistern

Der Einzelhandel wird immer komplexer: Zusätzliche Angebote wie Click & Collect, Click & Meet und die Verzahnung mit dem E-Commerce müssen bewältigt werden. Auch zukünftig wird die Geschwindigkeit sich beschleunigen und die Komplexität wird weiter steigen. Deshalb geben die Lösungen von Reflexis Antworten auf die Frage, wie sich die Arbeit für den Mitarbeiter auf der Fläche einfacher gestalten lässt.

Die Situation eines Filialleiters vor Ort ist geprägt von verschiedenen Aufgaben und Zielen sowie Budgets, die er einhalten muss, In Form von Stunden und Euro.  Ein Filialleiter muss sich um Waren kümmern, die Order machen, bekommt Anforderungen per Internet, über E-Mail und Wochenpost. Als Führungskraft bekommt er über viele verschiedene Wege und diverse Kanäle seine Kommunikation. Das stellt den Filialleiter vor ein großes Problem:  Er muss diese Aufgaben selbst priorisieren sich überlegen, was seine Mitarbeiter und er als Erstes tun – was sie als Letztes tun sollen und was eventuell gar nicht.

Ein wesentlicher Schlüssel, um die Komplexität zu bewältigen, liegt darin, die Priorisierung durch ein System automatisch vornehmen zu lassen und jegliche Aufgaben, egal aus welchem System, in einer Oberfläche abzubilden.

Übersicht schaffen

Mit einer einzigen Plattform – der MyWork Oberfläche – wird es wesentlich übersichtlicher für den Filialmitarbeiter, zumal diese Oberfläche auf dem Desktop, auf dem Tablet oder Smartphone läuft. Hier sieht der Filialleiter sämtliche Tätigkeiten, die er erledigen muss. Er sieht beispielsweise einen Produktrückruf oder den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters und weitere Aufgaben. Diese Dinge kann er aus der Oberfläche heraus bestätigen – und schon ist die Aufgabe erledigt, indem sie an die Zentrale zurückgeht und aus der Liste des Filialleiters verschwindet.

Beim Workflow mit dem Real Time Task Manager lassen sich Attribute für einzelne Filialen festlegen. Die Zentrale sieht im Vorfeld, welche Aufgaben für welche Filialen geeignet sind – nur die richtigen Filialen bekommen die für sie passenden Tätigkeiten. Diese rollenbasierte Kommunikation verschlankt die Prozesse erheblich. Auch die Auslastung der Filialen kann berücksichtigt werden. Bei Filialen, die bereits hoch ausgelastet werden, kann die Zentrale Aufgaben erst zu einem späteren Zeitpunkt senden.

Wenn To-Dos erledigt sind, gibt die Filiale Feedback an die Zentrale: in Form von Abhaken, schriftlichen Notizen, Anhängen per PDF oder Dokument oder als Foto-Feedback, was auch noch beschriftet werden kann. Die Zentrale hat dadurch jeweils die Übersicht über den Stand der Aufgabenumsetzung in den Filialen.

Einfach mehr umsetzen

Durch das Aufgabenmanagement wird die Arbeit der Mitarbeiter und die Kommunikation insgesamt vereinfacht. Die Bereichsleitung oder die Zentrale hat jederzeit den Überblick über die Durchführung. Kontextbezogene Rückfragen und Feedback sind schnell und unkompliziert möglich. Die Lösung ist mit der Personaleinsatzplanung komplett integriert und auch mit Drittsystemen integrierbar. Für die Filialleitung wesentlich effizienter. Zeit, die im Backoffice gespart wird, können Filialleiter auf der Fläche für umsatzsteigernde Aktivitäten verwenden.

Erfahren Sie, wie Einzelhändler mit Aufgabenmanagement mit Fotofeedback mehr umsetzen in der Webinar-Aufzeichnung.