Was Einzelhändler über Personalmanagement wissen sollten

Zwar scheint das Schlimmste der Pandemie hinter uns zu liegen, jedoch haben Einzelhändler noch immer mit COVID-19 und seinen Folgen zu kämpfen. Viele Ketten stehen unter hohem Druck die Betriebsabläufe zu optimieren. So haben beispielsweise Verkaufsmitarbeiter im Einzelhandel zu Dutzenden gekündigt, während andere, die aufgrund der Pandemie entlassen werden mussten, nicht zurückgekehrt sind. All diese unbesetzten Stellen beeinträchtigen das Kundenerlebnis.

Zudem haben Kunden in allen Bereichen ihr Einkaufsverhalten geändert. Der Omni-Channel-Einzelhandel ist vollständig etabliert, und der Online-Anteil beim Shopping wächst unaufhörlich. Deshalb müssen sich Mitarbeiter verstärkt um die Abwicklung von Click & Collect-Bestellungen kümmern sowie um Retouren und Lieferungen aus Mini-Lagern in den herkömmlichen Ladengeschäften. Darüber hinaus stehen nach wie vor die gewohnten Aufgaben in den Filialen an, wie etwa die Kundenbetreuung, die Auffüllung von Regalen und die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien. Schließlich erwarten die Kunden weiterhin ein erstklassiges Einkaufserlebnis.

Weihnachtsgeschäft: Kundenerlebnis ist wichtiger denn je

Zugleich müssen sich Einzelhandelsketten auf das bevorstehende Weihnachtsgeschäft einstellen – und potenziell auf Umsatzverluste, da ihnen die erforderlichen Ressourcen fehlen. Einzelhändler, die in dieser Krise bestehen wollen, müssen die besten Mitarbeiter mit der größten Kompetenz anwerben. Diese erwarten jedoch oft flexible Schichten und Selbstbestimmung bei den Arbeitszeiten. Außerdem fordern sie eine faire Arbeitszeitplanung, die auf aktuellen und genauen Daten basiert.

In einer solchen Umgebung sind herkömmliche Personalmanagement-Prozesse und -Systeme mit manuellen oder Excel-Listen ungeeignet. Hier sind moderne Personalanwendungen der Enterprise-Klasse gefragt, die sogar dazu dienen können, die besten Mitarbeiter zu gewinnen – und langfristig mit höchster Zufriedenheit an das Unternehmen zu binden.

Nachfolgend werden wir einige der Plattformen für eine erfolgreiche Verwaltung der Belegschaft genauer betrachten:

Personalmanagement

Diese Lösung ist eine integrierte Suite von Anwendungen und Prozessen zur Optimierung der Produktivität und Effizienz von Mitarbeitern. Sie verknüpft automatisch die Verfügbarkeit von Verkaufs- und anderen Mitarbeitern mit der wöchentlichen, täglichen oder sogar stündlichen Kundennachfrage. Darüber hinaus sind Manager mithilfe einer umfassenden Personalmanagement-Lösung in der Lage, den Personalbedarf zuverlässig vorherzusagen sowie Arbeitspläne zu erstellen und zu verwalten. Dabei geht es in erster Linie darum, Kosten zu senken, die Ausführung zu verbessern und mit möglichst geringem Arbeits- und Kostenaufwand für zufriedene Kunden zu sorgen.

Bereiche des Personalmanagements

Für ein sinnvolles Personalmanagement sind Budgetierung, Prognosen und Arbeitsplanung erforderlich, um die Kundennachfrage mit der Personalverfügbarkeit abzugleichen. Zur Erstellung eines Budgets müssen Verlaufsdaten aus Unternehmenssystemen sowie ggf. aus einzelnen Regionen oder Filialen erfasst werden. Anhand des Inputs von Managern erstellen Analysten einen zu überprüfenden Prognoseplan zu Verkaufszahlen, Kundenverkehr und anderen Aspekten. Daraus wird schließlich ein Arbeitszeitplan entwickelt.

Software zur Personalplanung – Hauptmerkmale

Arbeitszeitplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements, und sie umfasst die Abstimmung von Personalbudget und Mitarbeiterressourcen. Bei diesem System wird ein Projektplan mit Verknüpfung von Personalbedarf und Kundenanforderungen erstellt. Dieser Plan wird dann zur Ausführung an Mitarbeiter und Filialleiter verteilt. Apps zur Arbeitszeitplanung können in wichtige Unternehmenslösungen von Drittanbietern integriert werden, wie etwa Finanzen und Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung, Performance- und Schulungsmanagement und mehr. Dadurch entstehen vernetzte und optimierte Prozesse zur unternehmensweiten Reduzierung des Zeit- und Arbeitsaufwands.

KI und Personalmanagement

Mithilfe von künstlicher Intelligenz ist es möglich, beim Personalmanagement Faktoren wie die Gesamtauslastung am Standort, das Budget und die Personalausgaben einzubeziehen. Außerdem können solche Systeme selbstständig lernen und beim Erstellen von Arbeitszeitplänen auf Präferenzen und Gewohnheiten der Mitarbeiter Rücksicht nehmen. So entstehen in kürzester Zeit verlässliche Pläne, die ansonsten umfangreiche Überarbeitungen in mehreren separaten Systemen erfordern würden. KI optimiert und beschleunigt das Personalmanagement und sorgt für mehr Genauigkeit, als dies bei aufwendigen manuellen oder papierbasierten Prozessen möglich wäre.

Bereitstellung von Personalmanagement-Lösungen

Unternehmen steigern ihre Produktivität und Effizienz durch die Beschaffung und Implementierung einer Personalmanagement-Lösung, die idealerweise den Zugriff über Smartphones oder andere Mobilgeräte erlaubt. Wird ein einheitliches modernes System mit vertrauter Oberfläche eingesetzt, können Manager ihre Mitarbeiter jederzeit kontaktieren, um Entwürfe von Arbeitszeitplänen beliebig früh mit ihnen zu teilen. Dadurch ist Schluss mit Ratespielen und papier- oder tabellenbasierten Prozessen. Stattdessen gibt es einen einzigen integrierten Arbeitszeitplan, auf den Mitarbeiter rund um die Uhr mühelos zugreifen können.

Wichtigkeit von Personalmanagement

Ohne die Optimierung und Automatisierung von Prozessen zur Budget- und Zeitplanung beim Personalmanagement müssen Filialleiter Arbeitszeitpläne selbst erstellen, wobei nicht selten langsame und aufwendige manuelle Verfahren zum Einsatz kommen. Sie müssen spontan Budgetberechnungen vornehmen und daraufhin den Arbeitszeitplan erstellen und diesen über Telefon, E-Mail oder andere Methoden an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Manuelle statische Arbeitszeitpläne sind fehleranfällig und können häufige Überarbeitungen und Korrekturen nach sich ziehen, die dann wiederum an alle Mitarbeiter weitergeleitet werden müssen. Ein automatisiertes Personalmanagement hingegen steigert die Produktivität von Managern und bietet Mitarbeitern mehr Flexibilität und gerechte Arbeitszeitpläne.

Branchen, die von Personalmanagement profitieren

Jede Branche mit einer Belegschaft an unterschiedlichen Standorten, die sich der Erfüllung der Kundennachfrage verpflichtet sieht, auf Koordination und präzise Planung angewiesen ist und auch auf lokaler Ebene in der Lage sein muss, schnell zu handeln, profitiert von Personalmanagement-Lösungen. Im Einzelhandel werden Personalmanagement-Lösungen bereits großflächig eingesetzt und haben sich durchaus bewährt. Weitere Kandidaten für eine erfolgreiche Bereitstellung von Personalmanagement-Lösungen sind das Gesundheitswesen sowie der Restaurant- und Gastronomiesektor.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie von Personalmanagement mit seinen Planungsmöglichkeiten profitieren können? Sprechen Sie uns noch heute an.